Jumat, 19 Desember 2008

Kegagalan Manajemen Event Organizer

Sekitar bulan Juni lalu saya mendapatkan tawaran menarik dari sebuah EO yang bernama EnterRoom. Pendiri dari EO tersebut adalah salah satu mahasiswa dari Universitas negeri Yogyakarta yang sedang ingin memulai berbisnis. Di awal sebagai perkenalan EO tersebut akan mengadakan lomba Fotografi untuk kalangan umum, membuka stand-stand serta diadakan lomba band untuk kalangan anak SMA. Dengan dana dari sponsor salah satu produk yang ada di Yogyakarta. Panitia inti acara itu sendiri didapat dengan mengajak mahasiswa-mahasiswa termasuk saya sendiri untuk bergabung dengan EO tersebut. Karena saya dan teman-teman tertarik untuk ikut bergabung dengan surat kontrak yang telah ditawarkan kepada tiap masing-masing individu. Setelah seluruh panitia telah mulai untuk mengerjakan job masing-masing divisi ternyata ditengah perjalanan ada perubahan acara. Dimulai dengan ditiadakan lomba fotografi kemudian lomba band untuk kalangan anak SMA menjadi hanya pameran foto dan lomba teater dikalangan mahasiswa diseluruh universitas di Yogyakarta. Dan akhirnya hanya sekedar mengadakan lomba teater dengan dana yang minim dikarenakan ada kesalahan dari pihak sponsor. Yang tadinya saya dan teman-teman saya memegang job sebagai pemegang acara lomba fotografi berpindah job menjadi Pubdekdok di acara lomba teater.

Surat kontrak yang telah diberikan kepada masing-masing individu pun terjadi perubahan dan menjadi tak ada perjanjian apapun. Pihak pemilik Eo itu sendiri pun tidak dapat menjalankan tugasnya dengan baik dan segala pemasukan mengenai acara yang diadakan EO itu sendiri berasal dari usulan saya dan teman-teman saya. Dan dari hasil pengamatan saya, pemilik EO dan dan coordinator dari acara itu sendiri sepertinya tidak memiliki pengalaman apa-apa sehingga selalu terjadi miss communication dari atasan kepada bawahannya. Setelah acara lomba teater antar mahasiswa itupun akhirnya tidak mendapatkan upah/gaji apa-apa dari pemilik EO itu sendiri. Dari sini saya bisa melihat bahwa manajemen EO itu tidak memiliki kinerja dan struktur organisasi yang baik, baik dari segi persiapan dan lain sebagainya.

Berkecimpung di dunia Event Organizer memang merupakan kenikmatan tersendiri. Meskipun seringkali kita merasa sangat kelelahan, namun di balik itu tersimpan rasa bangga dan gembira. Rasa bangga ketika event yang kita selenggarakan sukses dan sesuai harapan serta gembira karena dapat bekerja sama dengan tim yang menyenangkan.

Tapi ada beberapa hal utama yang perlu kita perhitungkan sebelum kita memutuskan terjun di dunia bisnis Event Organizer, antara lain :

1. Bekal pengalaman menyelenggarakan event

2. Ide kreatif dan inovatif

3. Relasi bisnis (klien/sponsor) yang cukup kuat

4. Modal usaha Event Organizer yang cukup

5. Tim yang solid dan loyal.

Walaupun terlihat sangat sederhana namun sebenarnya lima poin diatas merupakan hal-hal yang cukup berat. Kebanyakan orang mengatakan bahwa bisnis di dunia Event Organizer itu mudah, tapi belum tentu. Banyak sekali rintangan yang harus kita hadapi dan tentunya ini tidak ringan. Belum lagi jika dibandingkan dengan daftar event organizer lain yang semakin menjamur. Tapi sebenarnya kuncinya terletak di ketekunan dan kerja keras, itulah modal paling utama yang harus kita miliki.

Berikut lima poin di atas agar kita bisa benar-benar memahami poin-poin penting dalam merintis bisnis EO sehingga dapat terhindar dari halangan atau jebakan yang sangat mungkin terjadi dan untuk bersaing dengan jasa event organizer lain.

1.Bekal pengalaman menyelenggarakan event.

Disadari atau tidak, sebenarnya bekal yang kita miliki sebagai pengelola event sudah kita mulai sejak kita sekolah. Kepanitiaan yang kita ikuti pada waktu itu bisa dijadikan bekal pengalaman yang cukup. Paling tidak, kita sudah mengetahui prosedur mengelola suatu kegiatan dari penyusunan proposal sampai eksekusi di lapangan (manajemen acara)

2. Ide kreatif dan inovatif.

Ingat, bisnis EO adalah bisnis komunikasi dan bisnis hiburan, kepuasan dan ketertarikan menjadi sangat penting untuk diperhatikan. Ketika tidak ada ide cemerlang dan kreatifitas, siap-siap gigit jari. Namun, kreatifitas memang tidak harus selalu orisinil, mengembangkan sebuah ide yang sudah adapun bukan menjadi masalah. Justru itulah yang disebut inovasi.

3. Relasi bisnis (klien/sponsor) yang cukup kuat.

Dukungan relasi bisnis, baik itu klien ataupun sponsor, merupakan kunci dari sukses tidaknya acara yang kita selenggarakan. Sebelum memutuskan terjun ke dunia bisnis EO, kita harus melihat kembali apakah kita memiliki jaringan bisnis yang kuat atau tidak? Karena merekalah yang nantinya akan membeli atau membiayai ide-ide kreatif kita. Apabila kita tidak memiliki jaringan bisnis, sebenarnya bukan menjadi masalah besar. Tentunya dengan membangun kepercayaan terhadap EO kita, jaringan bisnis itu akan terbentuk dengan sendirinya. Tapi perlu diingat bahwa EO kita tidak akan berkembang secepat apabila kita telah memiliki jaringan bisnis sebelumnya.

4. Modal usaha yang cukup.

Seperti yang pernah saya bahas sebelumnya, bahwa dalam memulai sebuah usaha, mutlak dibutuhkan modal. Untuk bisnis EO, kita perlu menyiapkan modal finansial terutama untuk memenuhi keperluan-keperluan EO seperti, Mengurus legalitas usaha (CV atau PT), menyewa kantor, pengadaan alat kantor, biaya telekomunikasi, biaya persiapan event (sewa alat musik, sound system, dll), dan lain-lain. Untuk memenuhi beberapa hal tersebut tentunya tidak cukup dengan selembar dua lembar uang rupiah. Cukup besar memang, kalau kita tidak mempunyai cukup banyak modal finansial, kita bisa mencari investor.

5. Tim yang solid dan loyal.

EO adalah tim, dan menemukan tim yang solid itu tidak mudah. Apalagi begitu banyak kegiatan event organizer. Mengambil tim baru untuk EO yang baru dibentuk sama sekali tidak saya sarankan. Sebaiknya dalam mendirikan sebuah EO, kita mengajak beberapa rekan kita yang sudah lama bekerja sama dengan kita dan terbukti soliditas dan loyalitasnya. Banyak sekali hal-hal yang menjadi rawan konflik selama persiapan event. Jauh lebih mudah untuk bisa saling memahami masalah di antara tim apabila bekerja bersama rekan sendiri dari pada dengan orang yang baru kita kenal supaya masalah-masalah yang terjadi tidak merambat menjadi masalah besar yang berdampak buruk terhadap keberlangsungan perusahaan.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar